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前一陣子,家人開的店因為排油煙機故障,以致店內滿是油煙,不得不停工檢修,原以為是濾網髒得跟換,要花1500,但沒想到是竟然是靜電機的主板燒掉,得花8000大洋。一問之下,才知道很久沒清洗保養了…….

這些偶發的狀況,我們稱之為風險。但在這一部分怎麼去做控管降低發生的機率呢?這就得建立你店裡的清潔保養制度,來做風險控管。

 

千萬不要以為清潔保養客人看不到、又無關營業額所以就隨便吧

當一家新的店開幕時,我們往往受它的亮麗外觀吸引而上前嘗鮮。但是,隨著看板、空調、廚房設備,在每天使用的狀況下,難免附著髒屋或損壞。但是往往在每天忙碌的情況下,這種東西又不會直接與營業額相關,就變成姑息自己下的犧牲品。久而久之,整間店就看起來髒髒、舊舊、老老。實際上,也許客人主觀意識不會注意,但是下意識會對於這樣的店,興趣缺缺。

 

維護保養不做好,首先衝擊的就是客戶的流失

如果你進去一間店裡,桌子黏黏沾手,廁所衛生紙散亂,甚至有泡到水,像這樣的情形,我想顧客應該不會在來光顧了吧。

忽視清潔排油煙機、管線上面黏著的灰塵跟油汙,這是有的店裡總是有股油膩膩的味道,最重要的原因。這不僅僅會讓客人觀感不好,不想來。更嚴重的甚至引起設備受損(我家人的狀況),最嚴重的還可能引起火災。 

 

維護保養不做好不僅隱性成本增加,嚴重的還會衝擊店內運作

維修成本、更換成本,這些都會壓縮店裡面的利潤。比如電冰箱濾網沒清,會導致冷熱效果不佳、電費上升。除了影響食物保鮮外,還會進一步縮短壓縮機的壽命,如果在店休息時掛掉,更有可能而貴食材跟著報廢,讓店裡損失重。我就曾經冷凍櫃壓縮機掛掉,讓我一口氣損失10萬元的食材。

 

清潔計劃表

最好的方式就是建立清潔維護保養計劃表:

先列出所有要清潔保養的清單以及區域劃分

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上圖為示意圖,每家店的狀況都會不一樣列出來的清單也會不同,但是這樣的表是通用的

 

經營一家店的清潔工作很繁重,一旦分門別類分時間分週期,就可以把在一時之間看起來非常大量的工作分散掉。

 

清潔工作的分門別類與分類原則

以區域下去區分,每個區域指定負責人,由負責人製作清潔手冊

 一方面可以釐清責任區域,也可以訓練負責人時程管理的能力。一方面要求其製作的清潔手冊,實際上就是SOP的一部分,可以清查哪些盲點沒有被注意到,有了範本也可以檢討改進作法,讓後來的人有軌跡可尋

 清潔的頻率,以需求來分

1.    每天都在用的、客人看得到的

2.    今天清理、明天清理都沒太大的差別地方(儲貨櫃)

3.    對大機具維護有影響的(冰箱、冷氣、油鍋等的除塵除霜)

4.    平常清理不到的(工作台背面、瓦斯爐下方……)

 

這樣的方式就很容易管理。表格是死的人是活的,所以一定是依照需要去做變動調整,等到穩定了,按表操課就可以了。

 

運用軟體協助督促執行

以往都得靠人力、填表、檢查表格,但是現在智慧型手機發達,我們可以善用科技協助我們進行管理。

行事曆

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將所有要執行的工作記入行事曆內

螢幕截圖 2014-07-30 16.13.38加入執行者、設定週期、提醒時間,如果員工有Email帳號,還可以共同使用行事曆,這樣有變動,大家都會知道。

設備的維護管理

設備的清潔,一樣要納入前面的清潔表處理,但是設備及便定期清理、保養,縱還是會遇到突發狀況。我以前在咖啡店時,就曾遇到POS機意外故障,但是沒人知道怎麼處理,搞得現場一團亂。

所以,設備的部份,一定要有意外狀況的處理手冊。

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這實際上是一般公司做資產管理的紀錄卡下去改的。將這個表格貼在設備上,或是整理成冊,都會有助於店內緊急應變的處理。

特別要注意:

緊急處置方式

要讓一般員工,在沒有人協助的狀況下,也能達成初步的故障排除,因此要針對不同可能出現的問題給予處理的方式。

修繕記錄

方便掌控設備狀況,如果在短時間內就再出現狀況,也有證據向廠家反應,有可能是修繕時就有問題沒處理好,可以釐清責任。

 

以上,都是潛藏在每日開店運作裡面的基本功,乍看之下不重要的小東西,但是沒做好,久而久之就會變成大風險。

 

 

 

 

 

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